Las cartas certificadas, los envíos de la línea urgente (excepto la carta urgente y el Paq light) y los envíos de paquetería se denominan envíos registrados porque su admisión queda registrada en los sistemas informáticos de Correos y porque el cliente recibe un justificante de esa admisión. Estos envíos se entregan después de que el destinatario estampe su firma en un documento o soporte (Hoja de Reparto o PDA) en el que también figuran registrados.
Los envíos registrados circularán desde la oficina de admisión hasta el CTP o CTA provincial dentro de bandejas (sin tapa, aunque sean envíos con valor declarado, y sin precinto, obviamente) o sobre carros sin formar despachos y sin anotarse en ningún documento específico. El sistema SGIE considera que todos los envíos que se admiten en una Oficina se cursan a su centro de tratamiento en la primera conducción. Como excepción, los envíos de solicitud de voto y de voto por correo de elecciones estatales, seguirán asignándose a un despacho SGIE, detallando cada envío como se ha hecho tradicionalmente.
Todas las oficinas utilizarán para enviar los envíos registrados al CTP o al CTA la bandeja adecuada (A, B o C), en los términos que veremos seguidamente. Los envíos que por sus dimensiones no quepan en bandejas circularán al descubierto. No se podrán utilizar para la contenerización de envíos nacidos en oficina las bandejas de color azul, exclusivas para el correo IPC.
Con carácter general, la oficina hará las siguientes separaciones de envíos registrados para su curso al CTA o CTP:
Los productos especiales circulan hacia el CTA de referencia en contenedores tipo A, rotulados como MESA NACIONAL URGENTE, con la etiqueta PE. 5 bis, de colores amarillo y rojo.
Exclusivamente en las oficinas de Madrid (capital y provincia), los envíos internacionales de todos los tamaños deben ir en la bandeja/carro de productos internacionales. Se acondicionan en bandejas específicas, con la etiqueta azul E.I.1.
Los productos de paquetería circulan hacia el CTA de referencia en contenedores tipo B o C (según volumen) o directamente en carro, rotulados como CTA de referencia Paquetería, con la etiqueta E.5, de color amarillo.
* Como ya hemos visto con los envíos de menor grosor, en las oficinas de Madrid (capital y provincia), los envíos internacionales de todos los tamaños deben ir en la bandeja/carro de productos internacionales. Se acondicionan en bandejas específicas, con la etiqueta azul E.I.1.
Cabe señalar como excepción que no se cursan al CTA todos los envíos devueltos o avisos de recibo cuando deben distribuirse en la propia localidad. Los envíos Devueltos de la propia localidad se tratan de la siguiente manera:
Los Avisos de Recibo irán engomados en la bandeja de Registrado Devuelto. Excepto los de la propia localidad, que se contenerizarán de la siguiente manera:
El curso de los envíos es diferente según el horario de la oficina:
En las oficinas que recogen transportistas de Correos Express, se debe imprimir la relación de envíos admitidos por duplicado, una la firmará el transportista, quedando en la oficina, y la otra se la llevará con los envíos. El transportista, leerá con la PDA, todos los envíos, para comprobar que coinciden con las órdenes de recogida recibidas.
Las oficinas que cursan los envíos por la ruta provincial de Correos, harán un despacho exclusivo con estos envíos, identificándolos perfectamente con la etiqueta exclusiva de Chrono 10, 14 y 24, asimismo imprimirán dos copias de la relación (albarán de Correos Express), adjuntando una de ellas en el despacho con los envíos y la otra la debe firmar el transportista de Correos y se quedará archivada en la oficina.
Los envíos se contenerizarán en bandejas o al descubierto, según tamaño. En los envíos voluminosos se adherirá una etiqueta de Chrono cerca de LA ETIQUETA de dirección para que puedan ser localizados con facilidad en los centros de tratamiento.
Los envíos admitidos después de la hora de calidad permanecerán en la oficina para ser recogidos o cursados al día siguiente, ya que el compromiso de entrega es para el segundo día hábil, como así figura en el resguardo que se entrega al cliente.
Las bandejas y carros que forman la expedición se entregan al responsable de la conducción después de verificar que no queda correo admitido en la oficina, ya que, como criterio general, todo el correo debe salir en la primera expedición.
El responsable de la conducción solo debe firmar el albarán de los envíos de Correos Express que deban circular por las rutas de Correos, albarán que, una vez firmado, quedará en la oficina. Por su parte, el empleado de la oficina firmará en el VAYA1 del conductor y señalará la hora de salida de éste.
Cabe remarcar que las oficinas con turno de tarde continúan trabajando después de que salga la última conducción (que puede salir en torno a las 17:00 horas). Estas oficinas admiten envíos registrados que no se cursan hasta el día siguiente. Para estos envíos (a excepción de las cartas certificadas nacionales sin valor declarado y sin reembolso), el sistema SGIE permite en el menú Tránsito> Pendientes de salida la posibilidad de grabar los envíos admitidos después de la salida de la última ruta, para tener una estadística fiable de los envíos que se quedan en la oficina sin salir en la fecha de admisión. Nunca se realizará esta grabación con los envíos admitidos el sábado, ya que estos envíos no se esperan en el centro de tratamiento hasta el lunes.